Зачем нужен протокол заседания

Зачем нужен протокол заседания

Как составить протокол общего собрания: общие правила оформления


Все решения, принимаемые во время встреч учредителей фирмы, должны протоколировать. Документ необходим для фиксации хода мероприятия. Необходимо четко понимать, как написать протокол общего собрания, образец которого можно скачать ниже, так как дальнейшем бумага может потребоваться для совершения операций с участием государственных органов. Существует ряд требований, которым должен соответствовать протокол.

Если особенности не соблюдаются, все решения, принятые на собрании, считаются недействительными.

По этой причине важно знать правила оформления протокола общего собрания.

Протокол собрания – документ, который фиксирует ход совместного принятия решений, оказывающих влияние на деятельность учреждения.

7 составляющих результативного протокола совещания


В этой статье мы продолжим популярную тему результативного проведения совещаний, описанную в предыдущей статье.
Бумага должна быть составлена во время: встреч с представителями других учреждений; решения проблем, вынесенных на комиссию; проведения переговоров.
Разберем подробно, что такое протокол совещания, зачем он нужен и как уйти от бюрократии к энергичному получению результата. Все энергично пишут разные заметки в своих ежедневниках во время совещания Все сфокусированы на экране или доске, на которой ведется онлайн-протоколирование Все по-разному понимают итоги встречи Все одинаково понимают итоги встречи, кто и что должен сделать для достижения нужного результата Участники уходят менее энергичные, чем пришли на совещание Участники уходят с совещания более энергичные, сфокусированные на конкретных задачах Необязательность выполнения принятых на совещании решений Обязательность выполнения принятых к выполнению задач — ведь все видели и слышали, что ты обещал сделать задачу в срок Несоблюдение или отсутствие повестки совещания Следование визуальной повестке совещания Согласованный и подписанный протокол совещания появляется в лучшем случае на следующий день, а чаще — еще позже Протокол согласуется, распечатывается и подписывается сразу в конце совещания!

На контроль принятых решений уходит много времени На контроль принятых решений уходит минимум времени, ведь они отслеживаются в корпоративной системе контроля задач Идеальное протоколирование можно организовать с помощью обычных листов флипчарта и маркеров, а можно с помощью более сложных и современных инструментов.

Оформление протокола заседания


Ответьте, пожалуйста, на два вопроса относительно оформления ­протокола заседания / собрания: Итак, вопрос «О ходе строительства…» может носить не только информативный характер.

Рекомендуем прочесть:  План собеседования с кандидатом

В зависимости от хода строительства присутствующие на заседании / собрании могут:

  1. либо одобрить его (если все идет по заранее намеченному плану),
  2. а также назначить дату и форму следующей «контрольной точки».
  3. либо принять решение о необходимости экстренных мер для выправления ситуации, о сдвиге сроков, об изменении плана работ и т.д.,
Получается, что по итогам доклада о ходе строительства коллегиальное решение все-таки принимается.

Тогда его формулировку и нужно ­зафиксировать в протоколе в части «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)». Ответить на второй вопросчитателя нам помогут правила оформления протокола, которые содержатся в Типовой инструкции по делопроизводст­ву в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536)

Образцы протоколов совещаний


Эти мероприятия могут пройти неудачно, если не подготовиться к ним.

Данная функция ложится на руководителя. Он должен определить характер мероприятия.

Специалистами выделяется несколько типов совещаний: Каким бы ни был вид совещания, его обязательно оформляют документально. Это позволяет грамотно и организованно его проводить. Чтобы совещание было эффективным, руководящим сотрудникам нужно знать о следующих правилах: Эти нюансы являются основными в подготовке к совещанию. При их соблюдении мероприятие будет проведено эффективно и организованно.
Как составить протокол совещания?

Образец включает основную информацию, которая должна вноситься в документ.

В государственных ведомствах протоколы ведут на основе специальных бланков.

Обычная форма образца протокола совещания состоит из: Данное

Образец протокола заседания комиссии


ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «МАЛЕНЬКИЙ БУБЛИК» «_____» __________ 20___ г. № _________
    1. Об исполнении сметы расходов за 2014 год.
Доклад заместителя главного бухгалтера Вольской М.С.

Доклад начальника отдела информатизации Залихватского Р.Ю. Вольскую М.С. – текст доклада прилагается Андреянко И.О. – подчеркнула важность… Вопрос: экономия средств по статье …?

Кузюкина К.У. – текст выступления прилагается Залихватсткого Р.Ю – проинформировал о начале работы … 2.1. Принять к сведению и использованию в работе … 2.2. Юридическому отделу (Кукушкин А.П.) доработать проект регламента.


Протокол совещания


По результату проведения заседания, собрания или совещания почти всегда составляется протокол по соответствующему образцу.
Срок – 21.11.2014. 2.3. Завершить … к 30.11.2014. Ответственный – начальник хозяйственного отдела Балалайка С.Р. Председательствующий И.М. Загорулько Как можно еще составить протокол посмотрите на конкретном примере протокола заседания экспертной комиссии.
Этот документ выполняет сразу несколько функций:
  • Фиксирует информацию обо всех присутствующих и выступавших.
  • Отражает фактическое состояние переговорного процесса, фиксирует ключевые договоренности на данном этапе.
  • Содержит все ключевые решения, принятые в ходе данного совещания.
Таким образом, основная задача документа – зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату.

Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже. По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться.
Обычно в документе отражаются такие сведения: В наиболее простом случае бланк выглядит так.

А в качестве образца можно выбрать такую форму: ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ.

Протокол общего собрания (образец)


Протокол общего собрания членов, принимающих участие в хозяйственной деятельности организации, должен быть оформлен не позднее 15 дней с даты его проведения.

Документ составляется в двух экземплярах и обязан содержать определенный набор данных:

  1. Число голосов, которыми владеют участники.
  2. Повестка дня.
  3. Фамилия и имя председателя собрания.
  4. Состав президиума.
  5. Общее число голосов с учетом отсутствующих участников.
  6. Дата и место проведения собрания.
Как правило, в протоколе указываются в виде тезисов основные вопросы, вынесенные на обсуждение и голосование, и результаты, которые были утверждены. Процесс составления протокола заключается в нескольких этапах: Протокол общего собрания собственников или участников должен грамотно составляться и полностью соответствовать нормативным требованиям законодательства РФ.


Протокол совещания


ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВУЮЩИЙ – должностное лицо, которое ведет собрание, совещание и пр. СЕКРЕТАРЬ – присутствующий на собрании и ведущий протокол этого собрания человек.

Не обязательно это секретарь по должности, вести протокол может любой сотрудник любого отдела.

Если на совещании присутствует более 15 человек, то они оформляются отдельным списком, который прикладывается к протоколу: ПРИСУТСТВОВАЛИ: 45 человек (список прилагается). ПОВЕСТКА ДНЯ – в этом разделе последовательно отражаются все вопросы, которые планируется разобрать на совещании.

В кратких протоколах и протоколах оперативных совещаний повестки дня может и не быть.

СЛУШАЛИ – здесь указывается имя докладчика и тема или, при необходимости, краткое содержание его выступления. СЛУШАЛИ: Иванова П.И. с докладом о развитии нового приоритетного направления. ВЫСТУПИЛИ – пофамильное перечисление всех, кто комментировал доклад.

Иванову И.И.

Совет 1: Как писать протокол совещания


1. «шапки» с указанием цели проведения и даты совещания, иногда также с указанием времени начала совещания; 2.

списков присутствующих и не присутствующих лиц; 3. краткое содержание принятых решений — с указанием инициаторов этих решений.

«Вопрос: Если будет принято решение о реорганизации предприятия, будут ли уволены сотрудники?

Ответ: Нет» (фамилии не нужно указывать) В раздел «постановили» записываются и результаты голосования.