Правила формирования личных дел сотрудников

Правила формирования личных дел сотрудников

Состав документов личного дела работника


заявление о приеме на работу; трудовое соглашение (контракт), дополнительные соглашения; личный листок по учету кадров и дополнение к нему; документы об образовании (копии); документы об утверждении в должности (копии или выписки), в том числе это могут быть выписки из протоколов учредителей, акционеров, ученых советов, документы конкурсных комиссий, результаты тестирования; должностные инструкции (регламенты); аттестационные листы, отзывы, представления; паспортные данные, свидетельство о браке и т.д. (копии); заявления и приказы (копии или выписки) о переводе на другую должность, представления, справки-объективки; документы о награждении, наложении взысканий (копии); сведения о доходах, имуществе и справки проверки полноты и достоверности данных сведений (для государственной или муниципальной службы)

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть


23 апреля 22106 0 Автор: Как зарабатывать.ру 22106 0
Здравствуйте! В этой статье расскажем о таком понятии, как личное дело сотрудника.

Сегодня вы узнаете:

  • Что называют личным делом и в каких случаях его стоит вести;
  • Сколько и как хранить дела.
  • Какие документы должны содержаться в нем;
Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников. Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно.

Как это делать правильно, обсудим сегодня.


Вы здесь


Оно представляет собой подшивку документов, сгруппированных в отношении каждого сотрудника и скрепленных в единую папку с описью.
Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ.
Формирование личных дел является обязательным только для государственных органов и муниципальных властей. Их составление и ведение на других предприятиях происходит по усмотрению администрации компании. Данную обязанность возлагают на отдел кадров, который начинает личное дело сотрудника в момент его приема на работу и закрывает при увольнении. Оно включает личные данные работника,документы оформляемые на самом предприятии, и т.д.

Все листы личного дела должны иметь сквозную нумерацию. При закрытии на лицевой папке проставляется дата завершения личного дела, и присваивается индекс в соответствии с имеющейся номенклатурой дел.


Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения


Документы, включаемые в личное дело, можно условно разбить на три группы.

Во-первых, документы, предоставляемые сотрудниками, и документы, фиксирующие прием на работу. В данный перечень могут входить: В-третьих, документы о прекращении трудовой деятельности, например:

  1. заявление работника об увольнении;
  2. копия приказа об увольнении.
Формирование личного дела начинается в момент приема сотрудника на работу и ведется в течение всей его трудовой деятельности в данной организации.

К ним относятся: Во-вторых, документы, возникающие в процессе трудовой деятельности работников.
Каждое личное дело должно храниться в отдельной папке, на титульном листе которой указываются: Бланк титульного листа приведен в приложении 11 к Основным правилам работы архивов организаций (далее – Правила), одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.


Личные дела сотрудников порядок формирования и работы с ними 2020 год


Выглядит бланк описи так: Скачать Порядок формирования личного дела работника после увольнения Личное дело закрывается в день увольнения человека.
Все личные дела регистрируются в журнале учета.

После этого уполномоченный специалист должен его полностью оформить:

  1. проверить хронологию бумаг в папке;
  2. проверить наличие всех документов;
  3. сверить нумерацию листов (все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором).
  1. процедуру трудоустройства (резюме, анкета, заявление и приказ о приеме);
  2. период работы (личная карточка, приказы, служебные записки, акты, сведения о семье и самом работнике, документы о взысканиях и поощрениях и т.


Формирование личного дела работника


Для госслужащих регламентируют такую обязанность:
  1. процедуру трудоустройства (резюме, анкета, заявление и приказ о приеме);
  2. период работы (приказы, служебные записки, акты, сведения о семье и самом работнике, документы о взысканиях и поощрениях и т. д.);
  3. процедуру увольнения (заявление и приказ).
  1. замена подлинников копиями.
  2. поступление новых бумаг;
  3. изъятие листов;
В первоначально заведенную форму описи можно добавлять листы с графами для непрерывного ведения.

После этого уполномоченный специалист должен его полностью оформить:

  1. проверить хронологию бумаг в папке;
  2. сверить нумерацию листов (все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором).
  3. проверить наличие всех документов;

Порядок формирования и состав личного дела сотрудника


* В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
Выглядит бланк описи так: Личное дело закрывается в день увольнения человека.
* Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.

Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

* Задайте вопрос через форму (внизу статьи), либо через онлайн-чат . * Позвоните на горячую линию: Москва и Область — +7(499)350-84-28 Санкт-Петербург и область — +7(812)627-16-41 Сроки хранения ЛД зависят от категории сотрудника и сроков хранения содержащихся в деле документов.

Как правило, это может быть от 5 до 50 лет.

Для оформления личного дела нужны: папка — скоросшиватель, дырокол и документы.

Если принято заявления, приказы и прочие материалы делопроизводства хранить отдельно (часто такие документы остаются в бухгалтерии), то в ЛД подшиваются копии. Перечень материалов приводится в п.5 Указа № 640.


Документы для личного дела работника и его формирование


Поскольку специального законодательного регламента, обуславливающего порядок формирования и хранения личных дел, не существует, возможны путаница и разночтения в этом вопросе. Постараемся внести ясность в эту область ведения кадровой документации.

Личное дело является частью документации по личному составу организации. Большинство предпринимателей считают личные дела обязательным компонентом кадровой документации.

Однако закон говорит о том, что это верно только в отношении государственных служащих. Если работник переходит из одной структуры в другую, его личное дело должно последовать за ним. На новом месте работы легче будет сложить впечатление о новом лице, а также получить дополнительную информацию об источниках дохода, связях, круге профессионального общения, а также другую информацию, облегчающую контроль.